Berichten versturen

In de communicatiemodule verstuur je gemakkelijk verschillende soorten berichten en verzoeken. We leggen je de mogelijkheden uit.

Je kunt berichten op 3 plekken versturen, vanuit de klantenkaart, vanuit de communicatie module en vanuit de relatiebeheer module. Voor het gemak gaan we er in dit artikel vanuit dat je werkt vanuit de communicatie module. Dan komen namelijk alle mogelijke opties aan bod.

De soorten berichten die je kunt versturen zijn als volgt:

  1. een bericht met of zonder bijlage
  2. een bestandsverzoek
  3. een vragenlijst*
  4. een template*

*Voor het versturen van een vragenlijst of een template dien je deze eerst aan te maken in je relatiebeheer module en instellingen. Hoe dit werkt leggen we uit in aparte artikelen. Hier lees je meer over het opstellen van vragenlijsten en hier leggen we uit hoe je templates aanmaakt.

Om een van deze berichten te versturen ga je in het menu naar je communicatiemodule. Vervolgens klik je op de button 'Nieuw bericht'.

Kies het soort bericht dat je wilt versturen. 

1. Een bericht

Allereerst voeg je de ontvanger(s) toe waar je het bericht naar wilt versturen. Je kunt hiervoor gebruik maken van je contactgroepen. Vervolgens vul je de onderwerp regel in. In het vak 'bericht' vul je uiteraard de boodschap in die je naar je klant wilt versturen.

Bij het versturen van een bericht heb je daarnaast een aantal mogelijkheden. Zo kun je een bijlage toevoegen via de paperclip links onderin.

Daarnaast kun je om feedback vragen, om akkoord vragen of een bestand digitaal laten ondertekenen. Klik hiervoor op de balk naast 'Soort reactie'. Bij digitaal ondertekenen is het toevoegen van een bestand verplicht én dien je voor de klant een telefoonnummer toegevoegd te hebben. Is dit niet het geval, dan wordt daarvan een melding getoond. Meer over wat digitaal tekenen precies inhoudt, vind je in het bijbehorende artikel.

Tenslotte kun je het bericht voorzien van een label. Klik hiervoor op het label icoon naast de onderwerp balk. Je ziet hier alle labels die je eerder hebt aangemaakt. Is dat nog niet gebeurd of staat het gewenste label er niet bij? Typ de naam van het nieuwe label in en klik op de plus die verschijnt. Klik vervolgens op opslaan.

Heb je alle opties ingevuld zoals gewenst? Klik dan op versturen om je bericht naar het portaal van je klant te verzenden. Je klant krijgt vervolgens een e-mailnotificatie dat er een nieuw bericht klaar staat.

2. Een bestandsverzoek

Het verzenden van een bestandsverzoek werkt soortgelijk aan het versturen van een tekstbericht. Je kiest een ontvanger, vult het onderwerp in, en schrijft het bericht dat bij het bestandsverzoek verzonden dient te worden. Desgewenst voeg je labels toe.

De volgende stap is het aangeven welke bestanden je graag wenst te ontvangen. Typ hiervoor de naam van het bestand in het veld naast 'Bestandsverzoek'. Let op: de naam van het bestand die je hier ingeeft, is ook hoe het bestand dadelijk in je mediabank wordt opgeslagen. Het is daarom aan te raden om de naam van de klant erbij te zetten.

Als je alle bestanden hebt ingevoerd die je wenst te ontvangen, kun je eventueel een deadline instellen. De klant krijgt dan vlak vóór de deadline nog een reminder, mochten het bestandsverzoek nog niet beantwoord zijn.

Alles ingevuld? Klik dan op versturen om het bestandsverzoek naar het portaal van je klant te verzenden. Je klant krijgt vervolgens een e-mailnotificatie dat er een nieuw bericht klaar staat.

3. Vragenlijsten

Ook het verzenden van een vragenlijst werkt soortgelijk. Uitzondering in dat je een bestaande vragenlijst selecteert. Wil je een nieuwe vragenlijst verzenden, dan maak je deze eerst aan in je relatiebeheer module. Hoe dat werkt lees je in het artikel over het opstellen van vragenlijsten.

Vervolgens kies je de ontvanger, vult het onderwerp in, en schrijft het bericht dat bij de vragenlijst verzonden dient te worden. Desgewenst voeg je labels toe. Tenslotte selecteer je de vragenlijst die je wilt versturen en eventueel een deadline.

Alles ingevuld? Klik dan op versturen om je bericht naar het portaal van je klant te verzenden. Je klant krijgt vervolgens een e-mailnotificatie dat er een nieuw bericht klaar staat.

4. Templates

Templates zijn berichten die hebt opgeslagen om meermaals te gebruiken. Bij het versturen van zo'n template kies je een bericht dat je al op een eerder moment hebt aangemaakt. Is dat niet het geval? Lees dan het artikel over het opstellen van een template, en maak het gewenste bericht aan.

Zodra je in het berichtmenu kiest voor het versturen van een template, kom je in het overzicht van alle bestaande templates. Als voorbeeld hebben we een welkomstbericht opgesteld.

Kies het bericht dat je wilt gebruiken en alle gevulde velden worden voor je klaargezet.

Eventueel kun je het bericht nog uitbreiden met labels, een bijlage en/of een soort reactie. Alles ingevuld? Klik dan op versturen om je bericht naar het portaal van je klant te verzenden. Je klant krijgt vervolgens een e-mailnotificatie dat er een nieuw bericht klaar staat.

Nog niet gestart met Client-Cloud?

Stel je binnen 10 minuten je eigen professionele klantenportaal samen via onze configurator!

Start de configurator >