Digitaal ondertekenen

Een simpel 'akkoord' is vaak niet genoeg voor een bindende overeenkomst. Met digitaal ondertekenen leg je snel en makkelijk een afspraak vast.

Let op: digitaal ondertekenen is een optionele functie en zit niet standaard in je abonnement inbegrepen


Heb je bijvoorbeeld een document dat je normaal op papier aan je klant zou laten toekomen om deze vervolgens weer per post te ontvangen of zelfs fysiek op te halen? Dat hoeft niet meer.

Om een document digitaal te laten ondertekenen maak je eerst een nieuw bericht aan. Ga hiervoor naar de communicatie module en klik op 'nieuw bericht'. Je kunt ook via de klantenkaart van een specifieke klant een nieuw bericht aanmaken.

Vervolgens vul je de ontvanger in als deze niet automatisch gevuld staat, typ je een onderwerp en zie je onder de onderwerp regel de balk 'soort reactie'.

Als je op deze balk klikt verschijnt onderaan de optie bestand laten ondertekenen. Zodra je deze optie hebt geselecteerd wordt er een check gedaan of er een telefoonnummer bekend is voor deze klant. Die is namelijk nodig voor 2-factor verificatie. Daarover later meer. Is er geen telefoonnummer bekend? Zorg dan dat deze nog gevuld wordt. Zonder telefoonnummer kan er geen digitale ondertekening verzocht worden.

Ook verschijnt een datumregel waarin je kunt aangeven of er een deadline aangehouden dient te worden. Je stelt hier automatisch mee in dat de klant een reminder ontvangt, op het moment dat de deadline dichtbij komt en er nog geen reactie gegeven is.

Tenslotte typ je het bericht dat verzonden wordt en voeg je de te ondertekenen bijlage toe.

Alles ingevuld? Klik dan op 'Versturen' om het bericht naar het portaal van je klant te sturen. Je klant ontvangt automatisch een e-mailnotificatie met de melding dat er een nieuw bericht klaar staat.

Zodra de klant, in dit geval Harry, inlogt in zijn klanten staat het verzoek tot ondertekenen in zijn overzicht. Als hij daarop klikt, kan hij kiezen voor 'Afwijzen' en  'Akkoord en ondertekenen'.

Klikt hij op Akkoord en ondertekenen, dan treedt de 2-factor authenticatie in werking. Eerst wordt ter verificatie een SMS verzonden naar het bekende telefoonnummer. In de SMS staat een code die in het klantenportaal ingegeven dient te worden.

Vervolgens opent een tekenvenster waarin de handtekening gezet kan worden. De woonplaats van de klant is al gevuld met de bij jou bekende woonplaats. Deze kan indien nodig gewijzigd worden.

De handtekening die hier wordt gezet wordt niet zoals je gewend bent onderaan het document toegevoegd. Deze wordt achter de schermen verwerkt in een zogenaamde transactiebon. In deze transactiebon wordt de verwijzing naar het betreffende document gemaakt, wordt een tijd/plaats stamp gevoegd, en een unieke hash / code gegenereerd die de 2 bestanden onlosmakelijk verzegelt. Deze transactiebon is geen fysiek document en daardoor niet zichtbaar in je klantenportaal, maar zit versleuteld in jullie conversatie. 

Tenslotte krijg je een melding dat het document is ondertekend. Dit kun je altijd op een later tijdstip terugvinden in de klantenkaart van Harry en in je communicatiemodule.  Om de handtekening te zien klik je op de regel 'Ondertekend en verzegeld'. Digitale ondertekening gelukt!

Nog niet gestart met Client-Cloud?

Stel je binnen 10 minuten je eigen professionele klantenportaal samen via onze configurator!

Start de configurator >